Kurzfristig online: Gute und produktive Kommunikation

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[Dieser Artikel befindet sich im Aufbau – zuletzt aktualisiert: 24.03.2020 – 21:32 Uhr – derzeit in der 3. Überarbeitung – zuletzt ergänzt: Verhaltensregeln für Video-Meetings.]

Jeder, der schon einmal eine Online-Diskussion geführt hat, weiß, dass die Nuancen in Schriftform oft verloren gehen. Das liegt daran, dass ein großer Teil unserer Kommunikation non- und paraverbal ist. Denn wenn wir von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, erhalten wir visuelle Anhaltspunkte (wie Gesichtsausdruck oder Körpersprache) oder paralinguistische Hinweise (wie Lautstärke oder Sprechpausen). Ohne diese non- und paraverbalen Anhaltspunkte geht der Kontext verloren, der uns beim Auswerten des Gesagten hilft. Bei einem Witz kann zum Beispiel der Sarkasmus oder die Ironie verloren gehen.

MISSVERSTÄNDNISSE IN DER KOMMUNIKATION SIND FÜNFMAL HÄUFIGER, WENN MAN SICH NICHT PERSÖNLICH GEGENÜBERSTEHT. 

Das ist für Dich vielleicht ein Allgemeinplatz, aber rufe es Dir bei Deiner alltäglichen Kommunikation ins Gedächtnis, vor allem, wenn diese schriftbasiert stattfindet und Du Dich über Deine/n Gesprächspartner/in ärgerst oder umgekehrt. Besteht die Gefahr, dass hier grade ein Konflikt entstehen könnte, versuche die Kommunikationsebene zu wechseln: Wechsel von schriftlicher Kommunikation zu einem kurzen Online-Anruf oder einem Video-Telefonat – wenn möglich, versuche eine persönliche Unterhaltung unter vier Augen.

Gib Dir bei der Online-Kommunikation Mühe und stelle Fragen, falls etwas nicht klar ist.  

Vertrauen online aufbauen

Es gibt zwei Arten von Vertrauen: zwischenmenschliches und aufgabenbasiertes. Das zwischenmenschliche Vertrauen wird durch gemeinsame Erfahrungen und Interessen aufgebaut. Der schnellste Weg dazu ist der direkte und persönliche Kontakt. Aufgabenbasiertes Vertrauen wird durch Hilfsbereitschaft, Verlässlichkeit, Pünktlichkeit und gute Qualität erzielt. Dies lässt sich einfacher erreichen, wenn die richtige Kommunikationsform eingesetzt wird – oder würdest Du bei einem Wohnungsbrand eine E-Mail an die Feuerwehr schreiben?  

Es gilt daher, zu entscheiden, in welchen Situationen Videokonferenzen, Anrufe, Chats oder E-Mails eingesetzt werden sollen. Wenn der richtige Kommunikationsweg gewählt wurde, kann dies positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Terminen und das notwendige Vertrauen haben.

Regeln

Für jede Veranstaltung (wie eine Vorlesung, ein Seminar, eine Übungsgruppe) und jedes Projektteam, jeder Ausschuss und ganz allgemein jede Gruppe, die online zusammenarbeitet, sollte man eine “Vereinbarung” ausarbeiten, in der die Regeln, Verantwortlichkeiten sowie nicht erwünschtes Verhalten definiert werden.  

Im Folgenden findest Du eine Liste mit Regeln / Fragen, die geklärt werden können und/oder sollten.

Vorschlag: Online „Verhaltensregeln“

Verantwortlichkeiten

  • Wer ist der / sind die Gruppenleiter?
    • Wer sind die Stellvertreter?
  • Wer ist für technische Probleme zuständig?
  • Wer ist für welches Thema zuständig?
  • Wie können die zuständigen Personen in einem Notfall erreicht werden?
    • Was ist ein „Notfall“ ?

Die Verantwortlichkeiten sollten zentral, z. B. auf einer Projektseite, in einem neuen Tab o. ä. festgehalten werden, damit man die benötigte Information schnell findet. Gleiches gilt auch für mögliche Regeln/Wünsche/Bitten.

Allgemeine Regeln  

  • Die Dringlichkeit in Online-Konversationen – sei es über Whatsapp, Skype, Teams, …. – ist vergleichbar mit der Dringlichkeit einer Mail. Erwarte daher keine umgehende Antwort. 
  • Verwende die @mention (wenn der verwendete Dienst, wie z. B. Whatsapp oder Teams, das unterstützt), damit erwähnst Du jemanden oder eine Gruppe direkt (z. B. @Name oder @Gruppe), die @mention entspricht dem Eintrag einer Person in den An- oder CC-Feldern einer E-Mail. Entsprechend sollte das @ sachgemäß und nicht zu häufig verwendet werden.   
  • Lade keine (externen) Gäste in eine Gruppe ein, solange das nicht mit allen abgesprochen wurde. Gäste haben unter Umständen Zugriff auf frühere Unterhaltungen oder alle geteilten Dateien.  
  • Schreibe kurze und knappe Nachrichten. Man sollte nie nach unten scrollen müssen. Wenn man scrollen muss, ist die Nachricht nicht klar genug. In dem Fall wäre ein Anruf oder ein Meeting passender (da die Kommunikation so nichtlinear erfolgen kann und grade lange oder schwierige Themen besser geklärt werden können). 
    • Wenn es um Anfragen, Aufgaben oder terminliche Verpflichtungen geht, sollte die Struktur der Nachricht der “3W-Methode” folgen: 
      • WER 
      • macht WAS 
      • bis WANN. 
  • Wenn eine Nachricht gelesen wurde, sollte diese – wenn der Dienst es erlaubt – irgendwie markiert werden (z. B. mit einem „Like“ ), um rückzumelden, dass die Nachricht gelesen und verstanden wurde. Trifft letzteres nicht zu: sofort nachfragen.
  • Lässt der Dienst das Antworten auf Nachrichten zu, dann sollte ein bestehender Post nur mit „Antworten“ kommentiert werden und nicht extra ein neuer „Post“ erstellt werden.
  • Einladungen (z. B. im Kalender) immer sofort mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten oder anderweitig zeitnah Rückmeldung geben. 
  • Alle Aufgabenstellungen enthalten die 3 Ws (siehe oben).

Regeln für Video-Meetings

  • Informiere die Teilnehmer darüber, wer an der Konferenz teilnimmt und ob evtl. ein Präsentationskanal genutzt wird.
    • Sollten die Teilnehmer sich nicht kennen, kann auch eine kurze Vorstellungsrunde erfolgen.
  • Der Moderator bzw. Präsentator gibt zu Beginn des Meetings Hinweise, wie sich die Teilnehmer im Meeting verhalten sollen (z.B. wie mit Wortmeldungen umgegangen werden soll).
  • Falls Du früh genug dran bist: Begrüße den Moderator / die Teilnehmer und mache so einen kleinen „Sound-Check“ .
  • Positioniere Gegenstände (z.B. Gläser / Flaschen) so, dass die Teilnehmer oder Du nicht verdeckt wirst.
  • Konzentriere Dich auf das momentane Meeting, bearbeite nebenbei keine E-Mails und stelle Dein Mobiltelefon (und Raumtelefon) ab.
  • Halte stets Augenkontakt zur Kamera, sprich direkt in die Kamera und vermeide übertriebene Gesten.
  • Verhalte Dich ganz normal und natürlich. Du kannst Dein eigenes Videobild zur Kontrolle anzeigen lassen.
  • Sprich langsam und deutlich und lasse die Teilnehmer stets aussprechen.
  • Schalte Dein Mikrofon möglichst stumm, wenn Du gerade nicht sprichst, um die anderen Teilnehmer nicht durch Hintergrundgeräusche zu stören.
  • Vermeide störende Geräusche (z.B. Schreibgeräusche, Klopfen von Stiften, Gläser, Flaschen, Tastatur- & Mausklicks) in der Nähe des Mikrofons. Dies gilt besonders beim Einsatz von Tischmikrofonen.
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