Organisation: Entropie bekämpfen

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Entropie, nicht ganz sauber definiert als „Unordnung“, nimmt immer zu (zweiter Hauptsatz der Thermodynamik). Und wenn wir mal ehrlich sind, beginnt jedes Semester mit einem gut geplanten Organisationssystem, oder zumindest mit der Vorstellung eines solchen.

Ein paar Monate später stehst Du mitten im Chaos. Das Innere Deines Rucksacks gleicht Sakaar, dem Müllplaneten (Thor: Ragnarok), von Deinem Zimmer fangen wir besser gar nicht erst an, Du hast wichtige Unterlagen verloren, Deine Aufgabenliste kennt kein Anfang und kein Ende, sie ist voll von alten und unerledigten Aufgaben…

Diese „Entropie“ erhöht die Reibung und macht es Dir schwerer, zu erkennen, was zu tun ist und verlangsamt Dich durch den erzeugten geistigen Ballast. Der Versuch, in unordentlichen, hochentropischen Systemen zu arbeiten, ist gleichbedeutend mit dem Versuch, hüfttief im Watt steckend zu rennen.

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Ein organisierter Student ist ein guter Student. Manchmal. Zwar ist es nicht garantiert, dass Du fleißig lernst und Deine Dinge geregelt bekommst, wenn Du Deine Aufgaben, Dateien und Dokumente gut organisierst, aber es wird Dir sicherlich leichter fallen.

In diesem Artikel wollen wir Dir einige Tipps geben, wie Du Deinen Computer und Dein Mobiltelefon sinnvoll zur Organisation nutzen kannst.

Nach der Einrichtung ist der schwierigste Teil aber zweifelsohne, dieses System dann auch im Laufe des Semesters am Leben zu halten. Aber dazu kommen wir später.

Dateien organisieren

Nichts ist ärgerlicher als das verzweifelte Durchsuchen des Dokumente-Ordners nach Dokumenten wie „Bachelorarbeit_FinalVersion_korrigiert_V3_fertig_2.pdf“, nur um sie dann später im „Rezepte“-Ordner zu finden. Deshalb musst Du lernen, wie Du Deine Dateien richtig organisierst.

Das alles hat allerdings seinen Preis… Erstens musst Du Dir die Zeit nehmen, Dein Dateisystem richtig einzurichten; und das kann länger dauern, wenn Du bereits massenhaft unsortierte Dateien in Unterordnern von Unterordnern hast, die so tolle Namen tragen, wie „Anorganische-Chemie_Unsortierte_Dokumente“ oder „Unsortierte_Artikel_Quellen_Bachelorarbeit“.

Und selbst, wenn Du Dein Dateisystem richtig eingerichtet hast, musst Du verhindern, dass Du aus Faulheit oder Nachlässigkeit neue Ordner an der falschen Stelle anlegst oder Dateien falsch abspeicherst. Ja, es ist ein bisschen Arbeit, aber das ist es auch wert.

Die einfachste und schnellste Methode, eine Cloud einzurichten, ist, ein bereits vorhandenes System – wie z. B. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox – zu nutzen.

Ein großes Problem bei Cloud-Diensten jeglicher Art ist die Sicherheit der Daten. Schließlich muss man dem Anbieter vertrauen, dass er mit den Daten verantwortlich umgeht. Da die Server der meisten Anbieter in den USA stehen, fallen die dort gespeicherten Daten nicht unter das europäische und deutsche Recht zum Datenschutz. Einen Blick in die Nutzungsbedingungen ist deswegen Pflicht. Ein Vergleich zwischen Amazon Drive, Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox und Leitz Cloud kannst Du in diesem Artikel finden:  Cloud-Anbieter: Wie steht es um den Datenschutz? 

Einige Anbieter von Cloud-Services sind zum Beispiel:

  • Dropbox – Der Klassiker.
  • HighDrive – Wenn es ein bisschen mehr Speicherplatz sein darf.
  • OneDrive – Wenn Du bereits ein Office365-Abo hast (Abonnenten von Office 365 steht bei OneDrive ein Terabyte Speicher zur Verfügung).
  • Ist ein eigenes Netzwerk mit Webserver vorhanden, lässt sich eine Cloud selbst installieren und nutzen. Hier ist Nextcloud als Open-Source-Software eine Empfehlung wert (so wie wir es mit der chemcloud getan haben). Der Hosting-Anbieter all-inkl zum Beispiel erledigt die Installation mit einem Klick von Dir für Dich.

Die meisten Cloud-Systeme erlauben es Dir, Dateien aus oder in die Cloud zu synchronisieren und zwar von jedem Gerät, auf dem Du die Cloud eingerichtet hast. Oft erlaubt eine App auch die Verwendung der Cloud auf dem Mobiltelefon, sodass Du auch unterwegs auf Deine Daten zugreifen kannst.

Bei Dropbox zum Beispiel erhälst Du 2 GB Speicherplatz kostenlos, das sollte für ein Semester eigentlich genug sein, sofern Du nur Deine eigens erstellten Dokumente organisieren willst. Wenn Du aber große Datenmengen hast (ganze Bibliotheken, Bilderdatenbanken, etc.), dann solltest Du die verschiedenen Anbieter genauer vergleichen.

Im Bereich der kostenlosen Anwendungen kommt dann noch Google Drive in Frage, die Drive stellt Dir 15 GB kostenlos zur Verfügung.

[…] [Erweiterungen/Ergänzungen folgen]

Aber vergiss nicht: Wenn etwas kostenlos ist, dann ist es immer noch nicht umsonst. Die Ware bist dann meistens Du, bzw. Deine Daten (Dein Nutzerverhalten, Deine Standortdaten, …)

Ordnerstrukturen einrichten

Hast Du Deinen Anbieter des Vertrauens gewählt, musst Du als nächstes Deine Ordnerstruktur einrichten (oder ggf. Metadaten; aber dazu an anderer Stelle mehr).

Wenn Du Deine Cloud-Anwendung in Deinen Datei-Explorer integrierst hast, hast Du bereitsviel gewonnen – wie man das macht:

  • Dropbox im Windows-Explorer verwenden (Link folgt)
  • Highdrive im Windows-Explorer verwenden (Link folgt)
  • […] [Erweiterungen/Ergänzungen folgen]

Wir haben Dir hier einmal unsere chemcloud-Ordner-Struktur für die Module der physikalischen Chemie dargestellt:

[…] [Erweiterungen/Ergänzungen folgen]

Eine Möglichkeit, eine Uni-Daten zu organisieren, wäre also die Ordnung nach:

  • Hauptordner: Universität
  • Unterordner: Übergeordnete Modulbezeichnung (also die Fachrichtung)
    • Weitere Unterordner nach genauem Modul / nach Jahr
      • Weitere Unterordner für eine beliebige Ordnung der Modul-Daten (z. B. Literatur, Vorlesung, Übungen, …)

Wenn Du zusammen mit anderen an Daten arbeitest, solltest Du dazu nicht Deinen eigenen Ordner freigeben, sondern einen getrennten Ordner für externen Zugang / kollaboratives Arbeiten anlegen oder für solche Arbeiten gar ein weiteres/anderes Cloudsystem benutzen.

Hat man seine Ordner-Struktur erst einmal angelegt, muss man sie „einfach“ nur organisiert halten, die Dinge an der richtigen Stelle speichern und diszipliniert genug sein, um beim Erstellen neuer Ordner nicht davon abzuweichen. „Einfach“ .

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Gedanken festhalten

David Allen – Autor von „Getting Things Done“ und wahrscheinlich der bekannteste lebende Produktivitätsfreak – sagt treffend: „Your mind is for having ideas, not holding them.“

Dabei solltest Du den Begriff der Idee nicht zu eng gefasst sehen. Eine Idee ist in diesem Kontext alles, was irgendeinem Handlungsmotiv entspricht:

  • Eine kreative Idee für ein künstlerisches Unterfangen
  • Ein Artikel oder ein Buch, das Du gerne lesen möchtest
  • Eine Aufgabe, die später erledigt werden muss
  • Eine Veranstaltung, an der Du teilnehmen möchtest

Und vieles mehr.

Aber der Versuch, mit einem Haufen Ideen zu jonglieren, die zukünftiges Handeln erfordern oder auslösen, behindert nur Deine Möglichkeiten das zu machen, was Du jetzt grade erledigen willst. Am besten schaffst Du also Platz für Deine aktuelle Aufgabe und legst alle anderen Gedanken erstmal irgendwo anders hin ab.

Natürlich eignet sich ein kleines Notizbuch dafür sehr gut und wenn Du gerne mit Stift und Papier arbeitest, solltest Du dabei auch bleiben.

Du arbeitest lieber digital? Auch kein Problem, aber einen Laptop hat man nicht immer dabei, sein Mobiltelefon in der Regel schon. Daher hier zwei Apps, die sich für das schnelle und spontane festhalten von Ideen eignen:

Evernote gibt es auch für iOS und hat noch einen weiteren Vorteil: Es ist quasi Deine digitale Ablage:

  • Artikel, Podcast-Notizen und Video-Ideen
  • Anleitungen, Leitfäden und Buchumrisse
  • Sprachnotizen
  • „Bildnotizen“ + OCR
  • Erfahrungsberichte
  • Verschiedene Notizen von technischen Dingen

Aber auch in Deinem Privatleben kannst Du Evernote einsetzen und persönliche Notizbücher anlegen – zum Beispiel für:

  • ICE-Daten: „In case of emergency“, Informationen die unendlich wichtig sind, die man aber nicht immer im Kopf hat: Blutgruppe, Impfstatus, …
  • Allgemeine Informationen, die man mal braucht, aber nicht immer im Kopf hat:
    • Kontonummer, Versichertennummer, Kontakt zum Anwalt, …
    • Software-Lizenzen und Kontaktinformationen für den Support
  • Deine persönliche Zitate- / Songtextsammlung
  • Reiseinformationen – alle Flug-/Hotelbestätigungen, Informationen über Reiseziele, …

Evernote synchronisiert Deine Notizen in seine Cloud, daher kannst Du von jeder Desktop- oder Mobilanwendungen sowie über die Webanwendung auf Deine Notizen zugreifen.

Wenn Du Deine Vorlesungsnotizen auf Deinem Laptop machst, könnte Evernote ein sinnvolles Tool für Dich sein, um Deine Aufzeichnungen auch auf Dein Handy/Tablet zu synchronisieren. Und selbst, wenn Du Deine Vorlesungsmitschrift auf Papier machst, kannst Sie sie fotografieren und später in Deine Evernote-Notizbücher importieren. Wie praktisch das für Dich ist, musst Du für Dich selbst entscheiden oder einfach ausprobieren.

[…]

To-Do-Listen

Auch beim Thema To-Do-Liste kannst Du analog mit Zettel und Stift arbeiten und das sehr gut. Wenn Du sehr digital-affin bist gibt es eine ganze Batterie von Apps, die sich auf To-Do-Listen spezialisiert haben – vielleicht versuchst Du mal was „unkonventionelles“ – Trello (eine Projektmanagement-App) kannst Du in einen individuellen täglichen Aufgabenmanager umwandeln. Einfache To-Do-Listen kannst Du z. B. in Habitica erstellen.

Und dann gibt es noch sowas wie… Wunderlist, Remember the Milk, Google Tasks, Todoist, Producteev, Omnifocus, Asana, …

Am Ende ist nicht entscheidend, ob Du digital oder analog arbeitest oder welche App Du benutzt. Du musst das System, für das Du Dich entschieden hast, lediglich auch benutzen. *Zwinkersmiley*

[…]

Deine Checkliste

Ein paar Punkte für Deine sonntägliche Ordnungs-Checkliste:

  • Wenn Du Dateien in Eile auf Deinem Desktop gespeichert hast (oder sie im Download-Ordner verschimmeln), verschiebe sie dorthin, wo sie hingehören.
  • Organisiere Deine (Evernote-)Dokumente
  • Beende, lösche, streiche oder verschiebe Aufgaben, die in Deiner Aufgabenliste langsam ansetzen.
  • Halte in Deinem Zimmer/Deiner Wohnung/Deinem Rucksack Ordnung
[…]

Zum Schluss

Denke daran, dass Du durch Chaos und Unordnung mit Reibungsverlusten zu kämpfen hast, die Deine Motivation im Studium verringert, insbesondere wenn sich das Semester hinzieht und das Leben allgemein komplexer und unübersichtlicher wird. Und vergiss niemals Dein Backup.

Wie „Mad-Eye“ Moody sagen würde: „Immer wachsam bleiben, Potter!“

Verweise

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